Чего ждать руководителю от внедрения BPM?
Несмотря на то, что сегодня рынок BPM растет достаточно высокими темпами (более 40% в год), многие руководители компаний хоть и задумываются о внедрении системы этого класса, но не вполне отчетливо представляют, какого рода задачи могут решать подобные решения. О том, чего следует ждать от BPM-системы, рассказала в своей статье Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота IBA Group.
Механизм управления процессами IBM FileNet опирается на использование открытого интерфейса прикладного программирования, и таким образом все его функциональные возможности доступны внешним приложениям. В системе предусмотрены средства интеграции с Microsoft Office, IBM Lotus Notes и Microsoft Outlook, благодаря которым пользователи могут работать с документами, находящимися в базе данных системы.
Базовые сервисы
Ядро платформы реализовано в виде набора следующих базовых сервисов.
Сервисы для приложений обеспечивают интеграцию с внешними программными средствами и доступ с их стороны к данным, функциональным компонентам и возможностям платформы IBM FileNet через средства межпрограммного взаимодействия и веб-интерфейс.
Сервисы организации контента обеспечивают хранение и управление различными видами неструктурированных документов и поддерживают такие структурные единицы, как документы, папки, сохраненные запросы, шаблоны, отчеты и т. п. С помощью сервисов объединения контента осуществляется извлечение данных из различных источников и их интеграция.
Сервисы организации процессов поддерживают создание и моделирование бизнес-процессов. Сервисы создания нередактируемых версий документов обеспечивают фиксацию результатов выполнения бизнес-процессов и их архивирование в соответствии с требованиями нормативных актов.
Архитектура
Программные компоненты платформы IBM FileNet реализуют основные функции системы. В первую очередь, это управление контентом, то есть захват, извлечение, ввод, классификацию и федеративную интеграцию неструктурированных документов из корпоративных и внешних информационных систем и репозитариев, сообщений, поступающих по электронной почте и другим каналам, а также наполнения веб-сайтов. Затем, автоматизацию функций управления всем жизненным циклом электронных документов. И, наконец, контроль и обеспечение выполнения нормативных требований к процессам обработки информации и хранимым документам.
Функциональные сервисы компонентов управления контентом:
Content Manager - единое средство управления структурированными и неструктурированными данными в цифровой форме в масштабе всего предприятия. Обеспечивает управление различными видами документов (сообщения электронной почты, факсы, документы на бумаге, электронные файлы, Интернет-страницы и т.д.). Реализует концепцию "активного контента", позволяющую автоматизировать управление бизнес-процессами.
Business Process Manager - средство создания, управления и оптимизации комплексных процессов в масштабе предприятия, которое объединяет все функции, требуемые современной системе управления деловыми процессами. Речь идет о способности создания и автоматизации деловых процессов, о наблюдении за ними в режиме реального времени, об анализе исторических данных и возможности моделирования делового процесса.
Система управления деловыми процессами корпорации IBM FileNet обладает возможностями для интеграции с существующими приложениями предприятия, которые могут участвовать в деловых процессах.
Image Manager - решает задачи организации больших объемов графических данных (изображений) и предоставляет высокоэффективные средства архивирования, индексирования и иерархического хранения данных (сканированных документов, различных изображений).
eForms - это инструмент для создания, использования и маршрутизации электронных форм с возможностью их интеграции в среду управления бизнес-процессами для межпроцессного взаимодействия на основе отслеживания наступающих событий.
Records Manager - средство управления жизненным циклом документов организации.
InfoSphere Content Collector for Email - автоматизирует управление и архивирование электронных сообщений.
Web Site Manager - инструмент общего управления веб-сайтами, упрощает процессы создания, обновления содержаний на веб-страницах.
Кроме того, в состав ядра платформы входят средства разработки, интеграции, обеспечения безопасности, а также управления и администрирования.
Компоненты управления контентом выполняют основной набор ECM-функций: захват, извлечение, ввод, классификацию и интеграцию неструктурированных документов из корпоративных и внешних информационных систем и баз данных, сообщений, поступающих по электронной почте и другим каналам, а также контента веб-сайтов.
На основе платформы IBM FileNet IBA Group были разработаны решения "Кредитный конвейер" и "Техприсоединение".
"Кредитный конвейер"
Данное решение предназначено для кредитных управлений коммерческих банков, реализовано на платформе IBM FileNet и автоматизирует работу соответствующих подразделений банка по обработке кредитных заявок, а также обеспечивает хранение и быстрый доступ ко всем документам, сопровождающим выдачу кредита.
Практическое использование "Кредитного конвейера" позволяет упорядочить и ускорить процесс предкредитного документооборота и принятия решения по кредитной заявке за счет формализации и гибкой настройки бизнес-процесса и внедрение технологий автоматического и полуавтоматического принятия решений; автоматизации процесса подготовки документов, входящих в кредитное дело; централизованного контроля и аудита процессов на основе распределенной системы прав и ролей для пользователей системы; интеграции с другими банковскими системами и внешними (по отношению к банку) системами; обеспечения поиска и доступа к необходимой информации с любого рабочего места (с учетом прав доступа).
Преимущества использования "Кредитного конвейера" заключаются в стандартизации и обеспечении прозрачности бизнес-процессов согласования и принятия решения по кредитной заявке; отказе (значительном сокращении) бумажного документооборота; сокращении времени на поиск информации (за счет создания баз данных и возможности многократного использования внесенной в них информации), необходимой для принятия решения по кредитной заявке.
"Техприсоединение"
Данное решение является системой управления процессом технологического присоединения к электросетям энергетического холдинга. Реализовано на платформе IBM FileNet
Кондакова Наталия Владимировна родилась 17 января 1984 г. в г. Пермь.
В 2006 году окончила Белорусский государственный университет по специальности "Документоведение", в 2009 - аспирантуру при Белорусском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела по специальности "Документалистика, документоведение, архивоведение".
С 2005 по 2009 г. работала научным сотрудником в Белорусском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела.
С 2009 – по февраль 2011 г. - специалистом по документационному обеспечения управления СООО "НТС".
В настоящее время работает специалистом по внедрению систем электронного документооборота отделения информационных систем в минском центре разработки IBA Group.
Автор публикаций по вопросам делопроизводства и архивного дела.
Система автоматизирует следующие шаги процесса: регистрацию обращения заказчика, рассмотрение и утверждение запроса, формирование технических условий присоединения и других документов и согласование технических условий. Также к таким шагам относятся формирование договора, его согласование, формирование актов, контроль исполнения и генерация отчетов.
В результате внедрения проекта оптимизируется работа сотрудников за счет строгой очередности действий при осуществлении присоединения за счет минимизации ручных операций и исключения дублирования однотипных операций; улучшается качество и сокращаются сроки обслуживания клиентов, повышается оперативность и управляемость процессов технологического присоединения.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2603
