СМБ: как бесплатно управлять сотрудниками
Как правило, начинающие компании ведут управление задачами с помощью электронной почты: это затратно, неудобно и в какой-то момент становится препятствием для работы компании. К счастью, сегодня на рынке существует несколько систем, которые позволяют существенно повысить эффективность управления задачами, не неся при этом дополнительных расходов.
Сегодня ситуация изменилась. Во-первых, на рынке присутствует несколько полностью свободных систем управления задачами, которые можно установить за полчаса (разумеется, для этого потребуется собственный или арендованный веб-сервер). Кроме того, есть специализированные SaaS-решения, часть которых доступна в бесплатных версиях.
Вариант первый: установка на свой сервер
Вариант с установкой свободного (и, соответственно, бесплатного) решения подойдет тем компаниям, которые имеют внутрикорпоративный или арендованный веб-сервер и обладают достаточной квалификацией, чтобы самостоятельно развернуть готовое веб-приложение. Такие популярные системы с открытым кодом каких-либо Feng Office и Collabtive могут быть установлены на любой стандартный веб-сервер, поддерживающий PHP и MySQL. Разумеется, по функциональности эти системы сильно отличаются друг от друга: Collabtive имеет приятный интерфейс, проста, аскетична и подойдет для команд, которым нужно управление задачами и ничего более. Feng Office придется по вкусу организациям, которым нужны дополнительные функциональные возможности, в том числе расширенное управление контактами, веб-почта, продвинутый календарь, возможность создания отчетов по собственным шаблонам и так далее. Как это часто бывает со свободными проектами, обе системы создаются за рубежом, но их интерфейс переведен на русский язык.
Также следует упомянуть, что бесплатную версию своего продукта SharePoint 2010 - Foundation, предлагает компания Microsoft. Это решение ориентировано непосредственно на компании сектора СМБ, однако при развертывании требует определенных знаний продукта. Плюс данной системы в том, что она может поставляться как по модели SaaS, так и путем установки на сервер компании-клиента. В случае локальной установки требуется сервер и сетевая инфраструктура. Если говорить о функционале, то его вполне достаточно для организации совместного использования документов и организации управления задачами небольшой компании. В SaaS-варианте этот продукт можно получитm у многих, в том числе у российских хостинг-провайдеров.
Разумеется, в интернете, помимо этих систем, можно найти еще десятки. Некоторые из этих систем устарели и не поддерживаются, а некоторые весьма популярны и обладают собственными неоспоримыми преимуществами (например, Redmine, ProjectPier и др. Порекомендовать оптимальную систему невозможно: у каждой организации свои собственные потребности и свои уникальные требования.
Вариант второй: бесплатная SaaS-система
Основная проблема при выборе бесплатной SaaS-системы управления задачами заключается в том, что не все системы предоставляют достаточную функциональность в бесплатных версиях. Дело в том, что поставщики SaaS-систем зарабатывают (или надеются зарабатывать) деньги как раз за счет платной подписки. Идеальный вариант для них – привлечь будущего клиента бесплатным предложением, а затем как можно скорее перевести его в разряд платных пользователей.
Однако, на наш взгляд, сегодня многие поставщики слишком усердствуют в этом направлении: их бесплатные предложения едва ли пригодны для полноценной работы: например, число пользователей ограничивается двумя или же количество проектов ограничивается одним. Возможно, существуют совсем маленькие компании, для которых такие ограничения покажутся несущественными, но в целом, сегодняшние поставщики не собираются ждать год или два, пока ваш бизнес подрастет – они хотят зарабатывать как можно скорее, а лучше немедленно.
Система Teamer является приятным исключением: работа с ней в SaaS-режиме полностью бесплатна, а деньги придется платить только тем пользователям, которые захотят установить систему на собственном сервере. Два характерных отличия Teamer – простой неперегруженный интерфейс и своеобразное чувство юмора авторов: например, вместо привычных и скучных пунктов меню "Задания", "Календарь" и "Сотрудники" в вы увидите "Что делать?", "Кто виноват?" и "Где все?". Среди функционально продвинутых систем на общем фоне выгодно выделяется SaaS-предложение Teamwox. Собственно, управление задачами – это лишь один из многочисленных модулей Teamwox, помимо которого в системе можно найти модули "Отдел кадров", "Документооборот", "Почта", "Клиенты и контакты", "Форум", "Поиск", "Отчеты", "Онлайн-консультант", "Сервисдеск" и "Расчеты". Бесплатная версия Teamwox поддерживает до 10 пользователей и не имеет каких-либо функциональных ограничений. Сервис "Планфикс" создавался разработчиками в расчете на пользователей, не имеющих специальной подготовки, и среди клиентов компании есть много "некомпьютерных" фирм. Важно, что в настоящее время полностью бесплатен. В то же время, в будущем планируется ввести платную подписку, конкретные сроки пока не называются: "Моя личная оценка: до осени 2011 года платных подписок не будет", – сообщает Дмитрий Гончаренко, директор по маркетингу компании ilogik, разрабатывающей "Планфикс". Бесплатная версия "Планфикс" останется, но в ней будет введено ограничение на количество пользователей, например, одновременно в системе не сможет работать более двух сотрудников. Кроме того, бесплатные версии существуют у таких SaaS-сервисов как qtrack (1 активный проект) и Worksection (2 активных проекта, 10 МБ для хранения данных). Ограничения в бесплатных версиях систем Comindwork (до 200 задач) и Webasyst (2 проекта и 2 сотрудника), пожалуй, слишком жесткие, чтобы можно было говорить о возможности использования этих систем в реальной работе. Итак, существующие сегодня свободные системы управления задачами и SaaS-сервисы вполне позволяют растущей компании организовать грамотное управление задачами на первых этапах своего развития. В любом случае, даже система с ограниченной функциональностью будет эффективнее, чем работа с электронной почтой. В то же время, не следует забывать, что создатели SaaS-сервисов, даже бесплатных, делают это ради денег: в какой-то момент компании потребуются возможности расширенной коммерческой версии или же количество сотрудников увеличится, и работа с бесплатным пакетом перестанет быть возможной. С этого момента придется платить: если компания выберет SaaS-сервис, то придется платить его владельцу, а при использовании собственной системы, основанной на Feng Office или Collabtive, придется платить системному администратору, который будет собственной зарплатой отвечать за сохранность данных и работоспособность системы. Но до поры до времени, пока бизнес не сильно вырос, об этом можно не задумываться.Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2564
