ИТ для СМБ: Большие плюсы для малого бизнеса

Небольшим предприятиям зачастую не до жиру – они вынуждены бороться за выживание и работать в условиях низкой маржинальности, ограниченных ресурсов, испытывая трудности с привлечением кадров и выделением средств на развитие. Многие руководители находятся в поиске недорогих и современных способов повышения эффективности работы.

У руководителя небольшого бизнеса часто нет времени пить, есть и спать. Почему? Его головная боль – общение с клиентами, управление сотрудниками и страшное слово «бухгалтерия». Без современных технологий удерживать высокие темпы развития невозможно, а покупка серверов и прием на работу айтишников становятся еще одной головной болью. Простая и прозрачная модель аренды сервисов подарит руководителю контроль над бизнесом, а заодно и вернет ему спокойствие и сон.

Итак, что сегодня можно взять в аренду?

Хорошая коммуникация – путь к сердцу клиента

Бизнес невозможно представить без активных коммуникаций, ему необходимо общаться с участниками рынка, с клиентами. Основные средства коммуникации сегодня – это электронная почта и телефония. Но малые предприятия зачастую не используют все их возможности. Главным образом это связано с дороговизной сервисов.

Так, в основном предприятия предпочитают создавать почтовые ящики на основе бесплатных почтовых сервисов. От организации собственного сервиса обычно останавливает нехватка денег и ИТ-персонала. Использование бесплатных почтовых сервисов делает небезопасным самое дорогое, что есть у маленьких компаний – информацию. Никто не гарантирует, что завтра ваша переписка с самыми ценными клиентами, обсуждение с финансовым директором модели всего бизнеса не пропадут. В случае аварии на почтовом сервере перед вами просто извинятся.

Но и у маленьких может быть почта бизнес-класса, как у больших. Она должна быть именно корпоративной – в собственном домене компании, возможностью управления задачами всех сотрудников, формированием общего календаря и т.д. Решение проблемы – почта как сервис. Масштабирование, скорость не ограничены. Переписка будет идти без задержек.

Также для коммуникаций необходим контактный телефон. При этом желательно предоставить связь сотрудникам как можно дешевле и сделать ее максимально удобной. Организация корпоративной телефонии – процесс недешевый, а использовать в офисе исключительно мобильную связь неудобно. Выручит опять же модель аренды (предоставляется так называемая «виртуальная АТС»), доступная даже небольшому офису, при этом очень облегчат жизнь различные сервисы управления звонками.

Впечатлениями о выборе и использовании телефонии как сервиса делится Марина Исаенко, партнер агентства кадрового консалтинга Tell: «Мы посмотрели отзывы о работе виртуальных АТС и выбрали решение «Манго-Офис». В первую очередь нас привлекло то, что не нужно покупать специальное оборудование для того, чтобы пользоваться услугой. Во-вторых, нам очень понравились расширенные возможности виртуальной АТС, которые позволили проводить объединенные конференции в составе «клиент, кандидат, рекрутер», настраивать нужную очередность входящих вызовов, работать из дома при необходимости или переключать все звонки на мобильные телефоны, отправлять факсы через интернет и т.п. Все они оказались важными и нужными для нашей команды. Отдельно хочу сказать «спасибо» за детализацию счетов и возможность получения их через интернет».

Получив инструмент общения, важно правильно его использовать. Когда, как и с кем коммуницировать? У любой компании есть клиенты, и когда таковых больше 100, систематизировать информацию о них и сформулировать адекватные адресные предложения в ручном режиме крайне сложно. Клиентоориентированным предприятиям желательно иметь соответствующую базу данных, и лучше не в Excel. Еще лучше, чтобы база данных отражала все перипетии общения, а не только факт заключения договора и оплаты. Недорогие CRM-системы на рынке есть, но зачастую их функционал сильно урезан и не закрывает потребности бизнеса. Кроме того, обычно эти системы – вариант развития профильного решения, например по документообороту.

И вновь на помощь приходит подписка по схеме «ПО как услуга». Сотрудники с помощью такого решения могут вести базу контактов, управлять процессами продаж товаров и услуг, планировать свою работу, формировать различные виды отчетов.

Управление бизнесом

В современных быстро меняющихся условиях нужно постоянно держать руку на пульсе бизнеса, а от скорости принятия решений во многом зависит судьба предприятия. Редкий руководитель не захочет в текущем режиме наблюдать за ходом дел, при этом покупка и установка программы управления (ERP)– очень затратный шаг, чреватый массой сопутствующих проблем. Поддержка системы – это тоже недешевое удовольствие. Есть доступные решения, но функционал их ограничен. Однако потребность есть, и закрыть ее можно доступными средствами. Сегодня каждый крупный производитель управленческого ПО предоставляет соответствующий сервис по подписке.

А для принятия взвешенных решений на основе информации из различных источников компании требуется аналитическая система (BI). Здесь также возможна аренда ПО вместо дорогостоящей покупки системы и ее установки.

Внимание, бухгалтерия!

Бухгалтерский и налоговый учет – неотъемлемая часть бизнеса. Обязательный пункт для сотрудников бухгалтерий – пристальный контроль законодательных нововведений, трансляция этих изменений на программу. Для молодых компаний это всегда очень сложный процесс, да и ветераны рынка зачастую испытывают сложности. Один из вариантов решения вопроса – арендованное программное обеспечение для бухгалтерского и налогового учета.

Мария Антипова, сотрудник компании «Бухсервис+», занимающейся ведением бухучета в небольших компаниях, отмечает, что благодаря переводу бизнес-инструментов (ИТ-система, с помощью которой формируется бухгалтерская отчетность) на сервисную модель (используется oblako.bz) работа стала эффективнее, система перестала «тормозить». «Исходя из собственного опыта, с уверенностью могу сказать, что сервис «1С:Управление небольшой фирмой» – это спасение для компаний, которые только начинают свой бизнес», – подчеркивает Павел Солдатов, генеральный директор компании «Альваком» (занимается поставками климатического оборудования, г. Пушкин).

Не думая о «железе»

Даже сравнительно небольшой компании необходимы аппаратные мощности для хранения данных и работы приложений. В такой ситуации на помощь СМБ опять придет аренда – компания будет получать мощности по запросу, ровно столько, сколько ей необходимо, и оплачивать будет только по факту, при необходимости оперативно расширяя свой пакет.

Таким образом, сегодня малое предприятие может успешно закрыть с помощью аренды сервисов потребности в автоматизации целого ряда направлений – коммуникации, бухгалтерская отчетность, управленческое ПО и аналитика, взаимоотношения с клиентами. Выбирая модель предоставления ПО как услуги (из облака), предприятие избавится от существенных затрат, связанных с покупкой оборудования, лицензий, а также с техподдержкой. Оплата производится лишь за потребляемые объемы, при этом компания может оперативно отказаться от части сервисов или наоборот подключать расширенные пакеты по мере расширения бизнеса и изменения функциональных потребностей.

Российские малые предприятия стремительно догоняют западных коллег по уровню использования аренды сервисов из облака. По данным компании Parallels, в 2013 г. рынок облачных услуг для малых и средних компаний значительно вырос и составил 20,5 млрд руб. В Parallels прогнозируют, что в ближайшие три года спрос будет расти в среднем на 40% и достигнет 55,6 млрд руб. в 2016 г. Менеджер по исследованиям IDC Александр Прохоров говорит, что облачные технологии пользуются высоким спросом даже в условиях общей стагнации рынка ИТ.

Андрей Арсентьев

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3945