СМБ начали выигрывать битву за эффективный документооборот

Документооборот SMB SMB Интеграция
мобильная версия
, Текст: Михаил Демидов
Компании среднего и малого бизнеса сегодня начали инвестировать в СЭД и могут улучить свое положение в управлении неструктурированным контентом уже к концу 2012 года. К таким выводам пришли аналитики компании Solgenia, подведя итоги совместного опроса с Aberdeen Group. Российские вендоры СЭД весьма скептически смотрят на такой оптимизм.

Согласно исследованию под названием "Handling Paper in a Digital Age: The Impact of Document Management" ("Как обращаться с бумагой в цифровую эпоху: роль управления документами"), аналитики Solgenia выяснили, что объем документов и неструктурированного контента предприятий СМБ ежегодно увеличивается на 30%. При этом руководство таких компаний, которое начало инвестировать в проекты в области СЭД, активно развивать применение на рабочем месте систем автоматизации ручного труда и совместной работы, в большей степени почувствует эффективность от вложений, чем те, кто этого не сделал до сих пор. По мнению соавторов отчета из Aberdeen Group, 49% респондентов отметили, что 50% их бизнес-процессов так или иначе замкнуто на использовании бумажных документов и /или цифрового неструктурированного контента, а 51% опрошенных заявили, что у них так происходит со всеми бизнес-процессами. Вместе с тем, так как часть компаний СМБ все же стала уделять внимание роли ЭДО, аналитики ждут десятипроцентного снижения операционных издержек на ведение документооборота в течение года. Так, сегодня компании, имеющие решение для ввода и обработки документов тратят вполовину меньше, а сотрудники предприятий, где установлена СЭД, тратят на поиск данных на 2 часа в неделю меньше, чем в обычной ситуации.

Российские компании, работающие на местном рынке СЭД, отнеслись к результатам отчета весьма прохладно и не увидели особых причин отечественным СМБ-фирмам применять СЭД. Так, заметный процент компаний СМБ подает отчетность в ФНС в электронном виде, используя специальное программное обеспечение, а в плане ведения договорных отношений и/или обмена документами между самими юридическими лицами популярность ЭДО ощутимо ниже. Причина данного явления в том, что нет простых и понятных инструментов обмена электронными документами, считает Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам компании ABBYY. Он отмечает, что в последнее время растет популярность облачных сервисов, доверенных центров и других способов оказания услуг по обеспечению юридически значимого обмена между компаниями за счет их авторизации в рамках какой-то одной площадки. Спикер предполагает, что именно "облака" будут в ближайшие годы определять развитие ЭДО в сегменте СМБ, тогда как появление универсального инструмента обмена документами по принципу "взял и поставил" менее вероятно.

Павел Житнюк, эксперт-аналитик ГК "КОРУС Консалтинг", считает, что у компаний сегмента СМБ нет реальных потребностей в СЭД в том понимании, которое вкладывают в ЭДО российские клиенты. Для такого бизнеса такие задачи, как управление территориально-распределенными филиалами, контроль исполнительской дисциплины, договорной документооборот - самые востребованные функции СЭД у крупного бизнеса в России, не являются ключевыми. "Если такие нужды и присутствуют, то они не настолько критичны для бизнеса, чтобы инвестировать в построение серьезной СЭД. Вместе с тем, конечно, есть задачи внутрикорпоративного общения, хранения информации, архивов документов, групповой работы. Для решения этих задач вполне достаточно существующих облачных сервисов, типа Google Docs, Dropbox, Bitcasa, Yammer. Скорее всего, сегмент СМБ и дальше будет пользоваться бесплатными или недорогими "облаков", - прогнозирует Житнюк.

"Внедрение ECM стоит определенных денег, причем основная нагрузка - это не стоимость лицензий, а стоимость консалтинга, внедрения и сама стоимость владения системой. Кроме того, в штате компании должны быть специалисты, ответственные за поддержку и развитие системы. Или же компания будет вынуждена платить за это вендору или интегратору. В любом случае, это серьезная нагрузка на бюджет компании. Поэтому не стоит рассматривать СМБ как одну большую бизнес-группу", - объясняет Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик Directum. Вендоры, используя совокупность критериев (количество компьютеров, размер штата компании, размер оборотных средств, наличие определенных задач и бизнес-процессов) делят клиентов на большее число групп. ECM-система может быть рекомендована к внедрению, если критерий достиг пороговой величины (каждый вендор определяет это порог по-своему). Так, например, если количество компьютеров, не занятых в производстве (по этому критерию косвенно определяем количество информационных работников) не больше десятка, компания не имеет филиалов, и обороты ее невелики, то внедрение ECM-системы может быть экономически неоправданным. Это не означает, что у организации нет проблем с управлением документами, но стоимость внедрения и поддержки системы может превысить размер ущерба от неэффективно организованного документооборота".

"Пока СЭД не слишком популярны в целом для СМБ, средства в такого рода решения вкладывают те, для кого документы важны и их много - например сервисные и консалтинговые компании. Остальная часть СМБ не считает выгоду от безбумажных технологий адекватной инвестициям в них", - разделяет скепсис Сергей Курьянов, директор по развитию "ДоксВижн". Вместе с тем, специалист считает, если в "западном" мире этот переломный момент, связанный с целесообразностью применения СЭД в СМБ, уже прошел, то в России он произойдет в ближайшем будущем. "Связано это не столько с ростом спроса на такие решения со стороны СМБ, сколько с появлением адекватного ценового предложения – SaaS-продукта, не требующего ни собственной инфраструктуры, ни затрат и времени на внедрение. Первые ростки таких решений в России уже есть. Можно с уверенностью сказать, что в течение ближайших двух лет безбумажные технологии в СМБ перестанут быть экзотикой и станут реальностью". Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM в TerraLink, уверен, что популярность таких решений для СМБ уже очень высокая - от разработок с открытым кодом до универсальных платформ, предполагающих настройку на бизнес-процессы заказчика. Вместе с тем эксперт отмечает, что такая ситуация, возникшая от незрелости рынка, часто приводит к двум крайностям: первая – когда предприятие по своим амбициям, "на вырост" или под умелым давлением вендора покупает систему, которую оно потом оказывается неспособно внедрить и поддерживать; вторая – когда предприятие, не понимая реально разницу между решениями разного уровня и из-за ограниченности в средствах, приобретает систему, из которой оно вырастает еще до завершения внедрения. "Им могла бы помочь независимая экспертиза, однако предприятия достаточно часто сами разрабатывают технические задания и осуществляют выбор решения, не имея квалифицированных специалистов ни в области управления контентом, ни в области документационного обеспечения управления – просто по своему опыту, как они это сами понимают. Во всех этих случаях, очевидно, эффект достигнут не будет", - говорит он. Г-н Бейдер замечает и то, что само по себе внедрение системы корпоративного документооборота может иметь максимальный эффект, во-первых, тогда, когда внедряется в первую очередь для поддержки основных производственных бизнес-процессов, во-вторых, когда сопровождается соответствующими изменениями в корпоративной культуре. К сожалению, не все предприятия СМБ могут позволить себе осуществить такие радикальные изменения. Поэтому внедрение происходит в основном по направлению автоматизации ОРД, т.е. по пути наименьшего сопротивления. "Усиление конкуренции, государственного регулирования, сокращение ресурсов во всем мире заставят все предприятия, и в том числе СМБ, выбрать более продуктивные стратегии внедрения систем управления корпоративным контентом", - заключает он".

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса, считает, что если крупный бизнес чаще всего просто не может вести свою деятельность без отлаженной системы документационного ее сопровождения, то для малого бизнеса ценность такой системы далеко не очевидна: "Крупный бизнес приходит к необходимости внедрения электронного документооборота при достижении определенной критической массы ответственных документов, ручная обработка которых уже не позволяет нормально функционировать организации. Малый бизнес должен очень точно все посчитать, иначе определенный "порог вхождения" и операционные расходы на электронный документооборот могут не позволить вести бизнес. Естественно, малый бизнес крайне заинтересован в том, чтобы нужная информация находила его в нужном месте и нужном контексте. И чтобы можно было взаимодействовать в реальном режиме времени с нужными людьми в нужное время посредством правильной информации. Но если решение этой задачи требует неадекватных ей ресурсов, то малый бизнес вынужден страдать от потерь и терять выгоду, но не сможет себе этого позволить". По оценке эксперта, возможности решить проблему есть в облачных решениях, но при дополнительном условии, что малый бизнес сможет получать возврат не от инвестиций, а до инвестиций. "Второе важное условие - это организация работы с документами строго в контексте бизнеса без выделенных на документирование менеджеров. На сегодняшний день наиболее подходящим претендентом для обеспечения этого требования видится кейс-менеджмент".

В целом, опрошенные CNews эксперты отметили, что к России применим общемировой тренд роста доступности решений для безбумажного документооборота для все большего круга потребителей: вендоры предлагают специальные условия, стараются сократить стоимость внедрения, продвигая готовые бизнес-решения.