Эксперты распределили инструменты для работы с контентом в ACM

В статье "Переосмысление работы с информацией: стратегический подход", опубликованной в еженедельнике McKinsey, ее автор Томас Дейвенпорт дает характеристику двум основным типам организации труда делопроизводителей: свободного (в основе лежит общий открытый доступ к контенту, сделан акцент на самодисциплину работника) и регламентированного (есть четкая структура доступа с ролевой моделью). Последний из них он называет Case Management, для которого приводит примеры роста эффективности и производительности труда от 20 до 50% в зависимости от отрасли. На практике эти два подхода не существуют изолированно друг от друга, а чаще всего реализуются в гибридном, смешанном варианте. Для него Дейвенпорт предложил специальную матрицу, в которой находятся 4 основных модели работы делопроизводителей.

По мнению Сергея Курьянова, директора по развитию DocsVision, отечественные менеджеры и их работа находятся в этой матрице "везде" абсолютно так же, как и западные, однако в России сейчас применяются в основном "свободные", неструктурированные методы: "Косвенно это подтверждается тем, что спрос на задачи электронных архивов выше, чем спрос на задачи автоматизации бизнес-процессов, хотя это различие снижается и, вероятно, скоро станет обратным: архивы будут у всех, и всем понадобятся процессы". Эксперт соглашается с мнением автора статьи в том, что для получения высоких результатов и выгоды потребуется найти оптимальное сочетание свободного и структурированного подходов.

Модели работы делопроизводителей с контентом
Увеличить

Источник: McKinsey, 2011

"Для России характерным примером формализованного структурированного подхода является отечественное электронное делопроизводство. Хорошо известна и главная проблема СЭД: чем более сложны принятые в организации правила работы с документами, тем дальше будут держаться от СЭД руководящие работники и люди интеллектуального труда. Как правило, их присутствие в СЭД обеспечивается секретарями, помощниками, заместителями", заявляет Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса, подчеркивая, что необходимость "либерализации" СЭД и пересмотра делопроизводственных регламентов давно назрела. "Нежелание творческих людей работать в СЭД приводит к тому, что большинство ценных информационных активов организации создается неструктурированно и импровизационно (верхний правый квадрат матрицы McKinsey), что делает эти активы трудно находимыми или вовсе недоступными", считает он.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM в TerraLink, полагает, что Case Management как дисциплина предоставляет исследователю возможность накапливать знания, формировать на их основе лучшие корпоративные практики и бизнес-процедуры, а также опираться на согласованные шаблоны и придерживаться необходимых ограничений, связанных, например, с профессиональной или деловой этикой. По этой причине в ходе работы исследователи могут находиться в разных частях матрицы и играть разные роли, и им придется гибко переходить от структурированного подхода к свободному поиску, причем несколько раз за день, что все-таки будет противоречить идее четкого определения места в этой матрице.

Эксперт считает, что состояние отечественного бизнеса сложно однозначно охарактеризовать как зрелое или незрелое для перехода к Case Management. "Как методология Case Management известен давно – он применялся, например, для решения задачи управления проектными документами путем структурирования проектных папок на подпапки входящими, протоколами совещаний, предложениями, техническими заданиями и выходными документами по этапам проекта, - объясняет Бейдер. - Как программные средства Case Management появились недавно. Как правило, они строятся поверх той или иной промышленной системы документооборота, поэтому наличие Case Management есть свидетельство зрелости той или иной платформы. Так как Case Management есть надстройка над стандартным набором лицензий, возможно даже, является разработкой партнерской компании у того или иного вендора, то, соответственно, эти лицензии стоят дополнительных денег. Российский рынок очень разный, в нем есть разные слои и ниши, при этом некоторые из них определенно готовы для использования промышленных средств Case Management".

По оценкам Ирины Кубликовой, директора по маркетингу "БОСС-Референт", российский бизнес - крупный и средний, использует технологии структурированного/регламентированного доступа к корпоративной информации. При этом, безусловно, в малом бизнесе чаще всего присутствует принцип "все имеют доступ ко всему". Она не считает приведенную модель в виде "матрицы" реально существующей - в крупной организации могут быть найдены представители, которые подойдут ко всем четырем группам.

В целом, опрошенные CNews эксперты положительно оценивают идею применения в бизнес-процессах, связанных с ЭДО, идеи Case Management после их детального анализа, считая, что рынок уже созрел к таким решениям.