Выбираем ERP-систему для СМБ: как не ошибиться

В организации с любой численностью сотрудников важно поддерживать эффективное управление ресурсами. С этой целью применяются различные технологии, позволяющие автоматизировать стандартные или линейные бизнес-процессы. К ним относятся, например, назначение и передача заданий, работа с контрагентами компании, внутренний документооборот, поиск контента в корпоративной информационной системе, обслуживание продаж через Интернет и пр. Каждая компания может решать эти задачи по-разному: устанавливая несколько программных продуктов (корпоративный портал, СЭД, CRM и так далее) и настраивая взаимосвязи между ними или же выбирая комплексное решение для организации информационного пространства в управлении ресурсами фирмы.

В идеальном варианте последнее должно быть недорогим и простым в настройке согласно профилю деятельности компании и удобным в использовании рядовыми ее сотрудниками. Подобные тенденции в явном виде заметны в сфере ERP-систем (Enterprise Resource Planning), которые сегодня применимы не только на крупных промышленных производствах, но также пользуются спросом у непроизводственных организаций (например, госсектора) любого размера и масштабов бизнеса.

Задачи ERP для СМБ

Основные задачи, которые выполняют ERP-решения, состоят в интеграции существующей информации, получаемой из разнообразных учетных систем компании и планировании на основе этих данных развития бизнеса организации и связанных с ним процессов (распределения трудовых, финансовых и иных ресурсов). Очевидно, что все эти активности проистекают в реальном времени и планирование бизнеса производится в рамках текущих и будущих объемов продаж, сроков достижения поставленных в плане объемов и так далее. Для СМБ-компании, которая преимущественно играет в кратко- и среднесрочном периоде, подобные сведения стали существенно важными из-за быстро меняющей конъюнктуры рынка и высокой конкуренции. Крупный бизнес не обязан оперативно отвечать на запросы рынка, изменяя бизнес-стратегии, поскольку это может дестабилизировать положение дел в отрасли, поэтому ERP, если речь не идет о промышленном предприятии, используются для выработки долгосрочных стратегий.

Для СМБ-организаций, имеющих филиальную структуру, важен и другой аспект ERP-продуктов – их связующая роль для корпоративных систем – например, CRM, СЭД, PLM, CAD, решений для электронной коммерции, электронных архивов, хранящих справочники спецификаций выпускаемых компанией продуктов, учетных систем и так далее. В итоге ERP-решения позволяют просчитать не только возможное изменение доходов предприятия при различной конъюнктуре рынка, но и предоставить топ-менеджменту детализированные отчеты финансовой и хозяйственной деятельности организации за определенный период в доступной форме. В таких условиях очевидно, что единое решение, которое совместит получаемую информацию воедино для общего доступа, сможет ускорить работу с ней. Если филиальная сеть отсутствует или слишком мала, но у компании есть амбиции расширять свой бизнес и приобретать бизнес других игроков, то внедрение ERP-систем целесообразно из расчета "на вырост" – то есть, когда в результате M&A-сделок будет необходимо быстро привести информационные ресурсы к единому управлению.

Функциональная составляющая ERP для СМБ

Как уже было отмечено выше, ERP в СМБ играет роль единого решения для управления корпоративной информацией, поступающей с разных ИТ-систем, зачастую, неструктурированную ("сырую") для использования в непосредственной хозяйственной деятельности. Для этого в таких продуктах используются механизмы анализа данных с прогнозированием – например, отчеты из логистических систем показывают реальную и прогнозную загруженность складских запасов и их учет, позволяют планировать объемы закупок у поставщиков. В условиях расширения производства с их помощью можно просчитывать, как будет использоваться то или иное оборудование. В этом отношении ERP-решения также могут оценивать перспективы задействования мощностей предприятия (например, эффективно перераспределить сотрудников в ее филиалах). Положительный эффект от внедрения управленческих систем заметен и на уровне бухгалтерского учета и аудита внутри компании. Топ-менеджеры могут наглядно соотносить существующие возможности фирмы с реальными показателями и при необходимости надлежащим образом скорректировать финансовый план, а также проследить за его исполнением. На каждом этапе или для каждой задачи могут быть делегированы права доступа на просмотр и/или внесение изменений тем или иным сотрудникам фирмы, распределенные по их ролям в системе. Например, к финансовым планам получают доступы коммерческий и генеральный директор; к результатам продаж – отдел маркетинга и так далее.

Функциональность современных ERP определяется модульной архитектурой, позволяющей гибко изменять их внутри системы, наращивая функциональность, реализуя решение тех или иных задач (исходя из основных функций этих продуктов). Минимальным количеством таких функций в программном продукте является наличие двух модулей, например, управления персоналом организации (кадровый учет) и управления хозяйственными ресурсами. По причине модульности таких решений процессы выбора и внедрения управленческой системы связаны не просто с приобретением самого программного обеспечения, а с анализом бизнес-процессов в организации, выявлением ее потребностей в области автоматизации и закрытием "узких" мест, которые сложно контролировать. В случае СМБ-фирм, где бизнес-процессы преимущественно стандартны или требуют легкой кастомизации, на первый план выходит интеграция всех модулей внутри ERP с существующей ИТ-инфраструктурой компании, поскольку они требуют специальной настройки и тестирования, а пользователи, которые будут с ними работать, должны пройти полноценное обучение.

ERP-предложения для СМБ

На отечественном рынке присутствует несколько ERP-решений, рассчитанных на использование в СМБ-компаниях и адаптированных к использованию на местном рынке (стандарты делопроизводства, финансовой отчетности и так далее). Различия между ними, если подходить к вопросу очень широко, заключаются в функциональном наборе модулей, используемых технологиях, на базе которых ERP функционирует в ИТ-инфраструктуре организации (ОС, сервера приложений и баз данных и так далее). Это влияет на конечную стоимость продуктовых лицензий, а также на стоимость владения (TCO) системой. Также вендоры таких систем для СМБ акцентируют внимание заказчика на показателе окупаемости (ROI) решения. Подобные заявления небезосновательны: основная трудность внедрения любой управленческой системы – как и в целом решения для автоматизации - это изменение идеологии работы с информацией, а точнее – перестройки устоявшихся процессов обращения с тем или иным ресурсом (например, погрешности при составлении заказов на поставку продукции со склада, приводящие к затариванию последнего). Известно, что в случае с СМБ-компаниями сроки перехода на ERP может составлять от квартала до года (в среднем), при этом, в зависимости от налаженности бизнес-процессов, они могут варьироваться в большую сторону от этого срока. Основную часть времени после самого анализа потребности бизнеса занимает перенос данных и интеграция систем. Этот этап может серьезно затянуться, если компания не в состоянии оперативно определиться, как именно информация будет управляться в ERP, насколько она доступна прямо сейчас для переноса, можно ли создать дополнительные программные средства для ее извлечения из существующих учетных систем, нужно ли ее архивировать и так далее. Естественно, что такие проекты являются ресурсоемкими. На них заняты не только трудовые ресурсы со стороны интегратора, консультанта или вендора, но и самого заказчика, плюс расходуются средства, конечный объем которых обычно можно просчитать лишь с большой долей допуска. По этой причине для ERP-решений для СМБ важно, насколько точно управленческая система "вписывается" в бюджеты фирмы, а также полно ли она удовлетворяет задаче управления ее производственными процессами в настоящий момент и в перспективе. В силу этого ошибка или провал вместо достижения положительного результата приведут как минимум к потере значительных финансовых средств, а возможно и к приостановке производства.

Для снижения рисков при внедрении продукта, который не может гибко подстроиться под ИТ-инфраструктуру заказчика, разработчики ERP для СМБ реализуют в них востребованные небольшими компаниями функции: SOA-архитектуру с открытым кодом (IFS Applications), с помощью которой продукт может быть установлен в фирмах, где критически важно применение СПО; защитные модули с криптографией для хранящихся данных (Галактика ERP), которые востребованы в СМБ-организациях ВПК и госсекторе; мобильные технологии управления системой (Epicor 9); легкий в освоении пользовательский интерфейс ( Microsoft Dynamics NAV Express, SAP Business One), который концептуально объединяет ERP с офисными приложениями и учетными системами. Есть на рынке и универсальные ERP-решения, которые позволяют перенести данные в систему силами самого заказчика (Comtec for Business, "Компас", OragnicERP), что сокращает расходы на проект автоматизации. Для малых организаций вендоры зачастую предусматривают скидки или бесплатные предложения.

Михаил Демидов / CNews

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2692