Статья

СМБ: как бесплатно управлять сотрудниками

Интернет SMB SMB Интеграция SMB Интернет
мобильная версия

Как правило, начинающие компании ведут управление задачами с помощью электронной почты: это затратно, неудобно и в какой-то момент становится препятствием для работы компании. К счастью, сегодня на рынке существует несколько систем, которые позволяют существенно повысить эффективность управления задачами, не неся при этом дополнительных расходов.

Едва ли в России найдется много предприятий, которые бы совсем обходились без фиксации задач и контроля их выполнения. Как правило, поначалу это делается с помощью подручных средств: сегодня, когда компьютеры есть у всех, в качестве такого подручного средства выступает электронная почта. Действительно, она проста, не требует специального обучения, доступна всем сотрудникам – но в какой-то момент она становится катастрофически неудобна. Вот несколько типичных симптомов, указывающих на то, что электронная почта больше вам не подходит. Вам приходится назначать и проверять выполнение десятков задач по нескольким проектам ежедневно, в результате чего почтовый ящик превращается в непролазные джунгли. Если вы руководите проектом, где работает несколько человек, то сотрудники решают проектные задачи, обмениваясь электронными письмами и короткими сообщениями, а вы не можете контролировать, как они взаимодействуют друг с другом. В ответ на вопрос, почему поставленная задача не выполнена в срок, сотрудник честно смотрит вам в лицо и отвечает, что не получал от вас писем. Не выполненные вовремя задачи теряются в потоке переписки и "всплывают" тогда, когда заниматься их исправлением уже поздно.

Чем заменить электронную почту?

Разумеется, электронная почта ни в чем не виновата. Просто она изначально не создавалась для управления задачами – для этого существуют специальные системы и, по счастью, часть их сегодня доступна бесплатно.

Бесплатные системы управления задачами

Название Требует установки Функционал Все
в одном
Интерфейс Ограничения бесплатной версии
Feng Office да Все в одном Богатый Нет
Collabtive да Управление задачами Простой Нет
Comindwork нет Управление задачами Насыщенный 200 задач
qtrack нет Управление задачами Простой 1 проект
Teamer нет Управление задачами Простой Нет
Teamwox нет Все в одном Богатый 10 сотрудников
Webasyst нет Управление задачами Богатый 2 проекта, 2 сотрудника
Worksection нет Управление задачами Богатый 2 проекта, 10 МБ для хранения

Источник: CNews, 2011

Хотя они отличаются друг от друга по набору функциональных возможностей, все эти продукты позволяют решать базовые задачи по управлению задачами, среди которых возможность назначения задач конкретным исполнителям с указанием предельных сроков их выполнения; возможность совместной работы нескольких пользователей над одними и теми же задачами; мониторинг состояния задач в рамках проекта (какие задачи сделаны, какие не сделаны, какие находятся на этапе выполнения).

Всего десять лет назад такие приложения были доступны либо пользователям дорогостоящих корпоративных систем (таких как Microsoft Exchange или IBM Lotus), бесплатные альтернативы хотя и существовали, но были чрезвычайно неудобны для людей, не имеющих специальной технической подготовки.